加强印章内部管控,防范企业法律风险

发布时间:2006-11-14 00:00:00 浏览次数:4030
加强印章内部管控,防范企业法律风险
加强印章内部管控,防范企业法律风险
 
88必发手机网页版  曾凡新
【概要】
    印章,历来是权力与身份的象征和标志。对于企业,印章是进行经济活动、社会交往的凭证和依据。企业的印章一旦在文件资料上加盖,便会给企业带来种种隐含的法律风险。企业要规范自有印章的使用,当文件资料需要相对方、第三方加盖印章时,更应当倍加小心、严格要求。
 
【目录】
    一、《企业印章管理办法》的规范制作
    1、总则。
    2、印章的领取和保管。
    3、印章的使用。
    4、违规责任。
    5、附则。
    二、企业印章使用的六项注意
    1、滥用印章
    2、偷盖盗用印章
    3、未遵守印章使用的三大原则
    4、盖章前未确认文件资料
    5、重大合同未要求对方法定代表人或者负责人签字
    6、多页文件资料未加盖骑缝章
 
    一、《企业印章管理办法》的规范制作
    防范印章带来的法律风险,就要加强印章的内部管控。企业该如何加强对印章的内部使用监控呢?制作《企业印章管理办法》应包含如下几方面内容:
    1、总则。印章管理的基本原则。
    2、印章的领取和保管。
    3、印章的使用。审批、使用、备案等流程管理。
    4、违规责任。违反管理办法要负担的相关责任。
    5、附则。生效日期及说明权。
    在《企业印章管理办法》制订以后,应当向全体工作人员公示,并要求企业管理人员和其他工作人员深入学习、理解。
    二、企业印章使用的六项注意
    由于印章使用引发的案件比比皆是,这些给企业带来法律争议的同时,也浪费了许多金钱与精力。每每想起印章引发的讼争,感慨良多。现就本人曾经遇到过并引发纠纷的一些印章使用情况,总结出企业印章使用的六项注意。
    1、滥用印章
    不分文件资料性质与需求,随意滥盖、多盖印章。不同印章,应按内部规定分别使用。
    2、偷盖盗用印章
    企业印章保管不当,致使相关人员得以偷盖、盗用印章。
    3、未遵守印章使用的三大原则
    ① “印章不可接触”原则:非经企业法定代表人或者负责人审批,非印章保管人员不得接触印章,任何工作人员不得将印章带出指定保管地点;
    ② “用印模式灵活”原则:企业各部门及工作人员可根据自身特点,针对不同业务,采取不同的用印模式。如:先盖章、后审核的自主用印模式;先授权、再盖章、后审核的授权用印模式;先审核、后盖章的实时用印模式等。
    ③ “记录备案可查”原则:印章的每次使用皆应笔录备案,可制作《印章使用表》,详细记录审批人、登记人、文件资料名称、盖章份数,以供随时查询、复核。
    4、盖章前未确认文件资料
    文件资料最终确认后,在文不离手的情况下,方可加盖企业印章。几份相同文件资料,皆应认真审核,确认完全雷同。
    5、重大合同未要求对方法定代表人或者负责人签字
    合同法第三十二条规定:“当事人采用合同书形式订立合同的,自双方当事人签字或者盖章时合同成立。”企业的法定代表人或负责人签字的合同,就代表了企业的意思表示,可以产生合同成立的法律效果。因此,文件资料若有法定代表人或负责人本人签字,就产生企业责任。
    6、多页文件资料未加盖骑缝章
若为多页文件资料,为防止对方将其中部分内容更改,引发纠纷,最好加盖骑缝章。
 
 
二○○六年九月二十九日 星期五

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